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Politique sur la protection de la vie privée

Document 214062

Contexte et objet

À titre d’organisme professionnel formé de bénévoles, l’Institut canadien des actuaires (ICA) se voue à la promotion des intérêts de tous ses membres. La présente Politique sur la protection de la vie privée vise à affirmer notre engagement à assurer la protection de la vie privée de nos membres et de toutes les personnes avec qui l’Institut est en lien. Elle a aussi pour objet de renseigner ces personnes quant à nos pratiques en matière de collecte, d’utilisation et de divulgation des renseignements qui sont transmis à l’ICA, aux possibilités qui s’offrent aux membres quant à l’utilisation et à la divulgation de ces renseignements, et aux façons dont ils peuvent les rectifier.

Portée

La présente Politique sur la protection de la vie privée couvre la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements transmis à l’ICA, aux possibilités qui s’offrent aux membres quant à l’utilisation et à la divulgation de ces renseignements, et aux façons dont ils peuvent les rectifier.

L’ICA se réserve le droit de modifier la présente Politique sur la protection de la vie privée de temps à autre. Si l’ICA doit apporter un changement important à cet égard, la présente politique sera mise à jour en conséquence. On suggère aux membres de l’ICA de relire la présente politique périodiquement pour être au fait des changements qui pourraient y être apportés.

Énoncés de politique

1.    Renseignements personnels

  1. L’ICA ne recueille que les renseignements personnels nécessaires à son bon fonctionnement. Avec le consentement des membres, l’Institut peut recueillir ces renseignements par téléphone, par télécopieur, par courriel, par l’intermédiaire de son site Web (site des membres), des formulaires de demande d’adhésion ou des formulaires de cotisation, ou encore pendant les réunions ou les activités de perfectionnement professionnel.
  2. L’ICA peut notamment demander à ses membres de lui transmettre (la liste n’est pas exhaustive) leur nom, leur adresse à la maison et au travail, leur numéro de téléphone et de télécopieur, leurs adresses électroniques, leur date de naissance, leur sexe, les langues qu’ils parlent, leurs désignations actuarielles, leurs emplois actuel et antérieurs, leurs domaines de pratique, leurs antécédents scolaires (formation universitaire seulement), leur numéro d’identification de l’ICA, leurs renseignements financiers (notamment les renseignements relatifs aux cartes de crédit pour le paiement des cotisations annuelles et des frais d’inscription aux réunions), leur préférence quant à la langue de correspondance ainsi que leurs antécédents en matière de perfectionnement professionnel et de bénévolat.
  3. L’ICA se sert des renseignements personnels qu’il recueille auprès de ses membres pour confirmer leur identité, tenir leur dossier et communiquer avec eux. Ces renseignements aident aussi l’ICA à s’acquitter de ses obligations juridiques et légitimes, à offrir aux membres les produits et les services qu’ils demandent, à effectuer des transactions financières et à consigner les renseignements relatifs à la participation des membres aux réunions et aux activités qu’il organise.
  4. L’ICA s’efforce d’assurer l’exactitude des renseignements qu’il détient en communiquant directement avec ses membres. L’Institut encourage également ses membres à mettre leurs renseignements personnels à jour par l’entremise de son site Web. Les membres peuvent ainsi s’assurer, en tout temps, que les renseignements qui sont consignés à leur dossier sont exacts et complets.
  5. L’ICA conserve les renseignements personnels des membres pendant la période nécessaire aux fins définies dans la présente Politique sur la protection de la vie privée ou pendant la période prévue par la loi.
  6. L’ICA a adopté les mesures de sécurité physiques, organisationnelles et technologiques nécessaires à la protection des renseignements personnels de ses membres; il veille ainsi à empêcher les accès non autorisés à ces données et voit à ce que ces dernières ne soient pas divulguées, modifiées incorrectement ou mal utilisées. Toutes ces mesures de sécurité sont adaptées à la nature sensible des renseignements qui sont fournis à l’Institut.

2.    Accès

  1. L’ICA protège consciencieusement la confidentialité de tous les renseignements recueillis, à moins d’indication contraire prévue par la présente politique. Seuls les employés dont les fonctions l’exigent ont accès aux renseignements personnels des membres.
  2. Les membres ont accès aux renseignements personnels présentés dans le site des membres. Le nom, la ville de résidence, la désignation actuarielle (Fellow ou associé) et le statut (actif ou à la retraite) de chaque membre seront accessibles au public. Certains autres renseignements permettant de joindre le membre seront également accessibles au public à moins que le membre opte pour que ceux-ci ne soient pas accessibles au public.
  3. L’ICA peut transmettre certains renseignements personnels (p. ex. nom, adresse, numéro de téléphone et de télécopieur, adresse électronique, désignations, domaines de pratique, année d’adhésion, bénévolat au sein de l’ICA) à d’autres organismes actuariels, y compris la Society of Actuaries et la Casualty Actuarial Society, si le responsable de la confidentialité de l’Institut juge que leur diffusion peut apporter des avantages aux membres de l’ICA. Dans certains cas, la loi exige ou permet la divulgation de renseignements personnels à certains particuliers ou à certaines entités. Lorsque l’ICA jugera approprié ou nécessaire de divulguer des renseignements personnels, il ne diffusera que les renseignements qu’il estime absolument nécessaires.
  4. L’ICA peut également fournir l’accès à des renseignements personnels liés aux activités de perfectionnement professionnel, conformément à la Politique sur le suivi de la conformité à la Norme de qualification concernant le perfectionnement professionnel continu de l’ICA.

3.    Consentement

  1. Le consentement peut être explicite ou implicite, selon les circonstances. Lorsqu’ils fournissent des renseignements personnels à l’ICA, les membres acceptent de façon implicite que celui-ci recueille, utilise et divulgue ces renseignements conformément à la Politique sur la protection de la vie privée ou à tout autre principe en vigueur au moment où ces renseignements sont recueillis, utilisés ou divulgués. Les membres qui refusent que l’ICA recueille, utilise ou divulgue leurs renseignements personnels ne devraient pas les transmettre.
  2. Si l’ICA sollicite d’autres renseignements personnels ou s’il entend utiliser ou divulguer des renseignements personnels d’une façon qui n’est pas prévue par la présente Politique sur la protection de la vie privée, il en avertira les membres au moment où il les demande, utilise ou divulgue, ou avant (selon la situation), et précisera l’usage qu’il entend faire de ces renseignements. Par contre, si la loi l’exige ou le permet, l’ICA peut recueillir, utiliser ou diffuser des renseignements personnels sans le consentement des membres.

4.    Questions

Si vous avez des questions ou des préoccupations à propos de la présente politique ou de l’exactitude, de l’utilisation, de la diffusion ou de la conservation des renseignements personnels, veuillez les transmettre à la personne responsable de la protection de la vie privée de l’ICA :

Jacques Leduc, 1740-360 Albert, Ottawa, ON  K1R 7X7
Tél. : 613-236-8196, poste 103; téléc. : 613-233-4552;
ou courriel : jacques.leduc@cia-ica.ca

Exemptions

Le site Web de l’ICA présente des liens vers d’autres sites Web, auxquels la présente politique ne s’applique pas. Ainsi, lorsqu’ils accèdent à d’autres sites, les membres sont assujettis à la politique sur la protection de la vie privée de ces sites.

Signalement aux échelons supérieurs/gestion des cas de non-conformité à la présente politique

Dans la plupart des cas, la personne responsable de la protection de la vie privée pourra répondre dans un délai de 48 heures aux questions ou aux préoccupations qui lui sont transmises. Bien entendu, les questions qui exigent plus qu’une simple correction ou mise à jour des renseignements devraient être présentées par écrit. Advenant l’insatisfaction d’un membre à l’égard de la réponse qu’il a reçue de la personne responsable de la protection de la vie privée, celui-ci peut entrer en contact avec le directeur général de l’ICA. S’il n’est toujours pas satisfait de la réponse obtenue, il peut discuter de la question avec le président de l’ICA. S’il n’est toujours pas satisfait, il devrait porter la question à l’attention du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada.